C’è una certa confusione su quello che si intende per conservazione delle PEC.

La PEC è un mezzo di trasporto di documenti, non è un documento, come le fatture, da qui la complessità a regolamentare la corrispondenza digitale con le norme generali.

Come noto le pec sono di 2 categorie: le ricevute di avvenuta accettazione e consegna, che possono essere sintetiche o complete (la ricevuta completa contiene il messaggio originale e gli allegati) e che di fatto sono documenti originali informatici.

Anche il codice civile, anche se con riferimento alla corrispondenza cartacea, ne parla (l’art. 2214, infatti, impone di conservare la corrispondenza ricevuta e spedita ordinatamente per ciascun affare). Di certo non è sufficiente la loro archiviazione nel PC, dato che non ne sarebbe garantito il valore legale, e appare assurdo stampare tutto, dato che si tratta di originali informatici.

Nascono per questo servizi cloud per la conservazione digitale certa delle nostre pec, perché sono fondamentali documenti probatori e se li perdiamo o non li conserviamo andiamo incontro a fastidiosi problemi.

In questo periodo di crisi economica è difficile riuscire a sopportare eventuali costi per munirsi di idonea dotazione tecnica, ma consigliamo vivamente a tutti di dotarsi di sistemi di back up intelligente.

E vogliamo lasciarvi anche qualche consiglio.

  1. Salvate le pec in formato eml da un programma client di posta come outlook o thunderbird e catalogatelo in una cartellina del vostro fascicolo nel vostro pc
  2. Dotatevi di 2 hard disk da usare come back up dei dati cosi da averne varie copie di ciò che avete salvato.
  3. Chiedete al vostro tecnico (o fatelo voi stessi) di effettuare un backup della cartella che contiene i file mail di Thunderbird oppure il file .pst di outlook in maniera da averne ancora una copia di emergenza.
  4. Iniziate a ragionare in termini di conservazione documentale sostitutiva perché il CAD lo prevede e sarà una garanzia per tutti gli operatori del diritto avere un archivio certo e reperibile di tutte le trasmissioni pec.

Ovvio che le mail pec non sono tutte da conservare, quelle di promozioni o conversazioni pec mail non compariranno nel nostro archivio conservativo.

Prendete in considerazione anche le svariate possibilità di effettuare on line la conservazione sostitutiva. Alcuni offrono pacchetti promo, per esempio quelle di Aruba spa, e sono legate a funzioni specifiche delle caselle come quelle di infocert.

In questo caso il proverbio “prevenire è meglio che curare” è quanto mai azzeccato.

I RIFERIMENTI NORMATIVI

La normativa di base

La normativa di riferimento per il servizio di PEC è costituita da:

  • P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa);
  • DPR 11 febbraio 2005 n. 68 (che disciplina le modalità di utilizzo della PEC non solo nei rapporti con la PA, ma anche tra privati cittadini);
  • Decreto Ministeriale 2 novembre 2005 (che specifica tutti i requisiti tecnico-funzionali che devono essere rispettati dalle piattaforme utilizzate dai Gestori accreditati per erogare il servizio);
  • art 15, comma 2, della legge 59/97 (“Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge”);
  • 3/2003, art 27, collegato alla finanziaria 2003 (Disposizioni in materia di innovazione tecnologica nella pubblica amministrazione), secondo cui:
  1. Il Ministro per l’innovazione e le tecnologie assicura il raccordo con il Ministro per la funzione pubblica relativamente alle innovazioni che riguardano l’ordinamento organizzativo e funzionale delle pubbliche amministrazioni.
  2. Entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge sono emanati uno o più regolamenti, ai sensi dell’articolo 117, sesto comma, della Costituzione e dell’articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400, per introdurre nella disciplina vigente le norme necessarie ai fini del conseguimento dei seguenti obiettivi:
  3. È prevista un’estensione dell’uso della posta elettronica nell’ambito delle pubbliche amministrazioni e dei rapporti tra pubbliche amministrazioni e privati.

 

  • Codice dell’Amministrazione Digitale, D.L. del 7 marzo 2005, n. 82, secondo cui:
  1. Le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificata per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.
  2. Le pubbliche amministrazioni devono istituire almeno una casella di posta elettronica istituzionale ed una casella di posta elettronica certificata.
  3. La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata

Le novità

Novità riguardanti la PEC sono contenute nel Decreto Legge 18/10/2012, n. 179, già pubblicato nella Gazzetta Ufficiale in data 19/10/12, “Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese”, relativamente alle ditte individuali iscritte o da iscrivere al Registro Imprese.
Il decreto, così come già previsto per le imprese in forma societaria, associazioni, liberi professionisti etc, estende anche alle ditte individuali l’obbligo di deposito dell’indirizzo PEC presso il Registro Imprese ( da ricordare che a partire dal 20/10/12 tale obbligo è divenuto valido per tutte le nuove iscrizioni al registro imprese).
Per quanto riguarda le imprese individuali che alla data del 20/10/2012 erano già iscritte al Registro Imprese, l’obbligo di comunicazione è entrato in vigore a partire dal 30/06/2013.

 

Buona conservazione!

Staff di Tutorat

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