ADDESTRAMENTO FORENSE – Primi passi in uno Studio Legale

Ho odiato ogni minuto di allenamento, ma mi sono detto, “Non smettere. Soffri ora e vivi il resto della tua vita come un campione”

MUHAMMAD ALI

L’ordine è uno degli Strumenti più importanti per l’avvocato, sia quello 4.0 sia  che quello nativo cartaceo. L’avvocato è un trade d’union di informazioni che provengono da varie fonti: cliente, tribunale, cancellerie, controparti etc.

Ecco perché se non c’è sano metodo e organizzazione tutto diventa smisuratamente complicato.Questa guida è pensata per coloro che subito dopo la laurea affrontano i primi passi in uno studio legale.

Da dove partire?

Senso di smarrimento a parte, esistono alcuni stratagemmi che possono aiutare te, e chi lavora con te, a vivere in un clima migliore e più…fluido.

Uno di questi è saper gestire correttamente il FASCICOLO DI STUDIO.

Il fascicolo di studio contiene tutta la documentazione relativa ad un cliente. Fasi della controversia, documenti, dati anagrafici, corrispondenza, pagamenti etc.

Cominciamo, quindi, da qui:

Fase 1: l’esterno del Fascicolo

Il formato che può assumere il fascicolo non segue logiche prestabilite. Ogni studio adotta metodi propri ma ti capiterà di vederlo il più delle volte sottoforma di cartellina in cartoncino “bristol” più o meno pesante con alette all’interno per tenere compatti e ordinati i fogli.

Unica regola comune a tutti: il frontespizio deve essere chiaro, con informazioni utili a rendere agevole la ricerca, soprattutto perché spesso di un cliente si hanno giù fascicoli ed il colpo d’occhio di certo fa risparmiare tempo.

All’interno è consigliabile creare sotto-cartelle (anche semplicemente con un A3 ripiegato) di atti documenti corrispondenza fatture etc.

E’ bene tenere presente che spesso si ricordano meglio le immagini delle parole, ecco perché molti studi utilizzano richiami cromatici per i fascicoli in maniera tale suddividerli per categoria o tipo. Ecco allora che il penale sarà caratterizzato, per esempio, dai fascicoli rossi, il civile da quelli gialli e via dicendo.

Quello che non deve mai mancare sul frontespizio delle cartelline è il numero identificativo interno di studio ed il numero di ruolo del fascicolo quando sarà divenuta pratica giudiziale.

Al centro possono essere inseriti i riferimenti delle autorità giudicanti (Tribunale, Corte, Giudice di pace, Procura ect.)

Attenzione perché, nel rispetto delle nuove norme in materia di privacy (Regolamento UE 2016/679), se i fascicoli girano nello studio, i nomi e i riferimenti vanno anonimizzati mettendo quindi solo un riferimento numerico o un acronimo .

Un altro consiglio è quello di inserire anche in un apposito riquadro (all’interno del frontespizio del Fascicolo) i nomi degli eventuali testimoni, periti o chiamati in  causa.

E’ best practice dedicare anche un’area alle note, che possono riguardare l’iter, il procedimento, gli orari ed riferimenti telefonici della cancelleria e la allocazione di questa nel tribunale.

Altro aspetto importante è quello di inserire i riferimenti del collaboratore di studio a cui è affidato il fascicolo, così da avere sempre un referente di studio.

Fase 2: l’interno del Fascicolo

Il Fascicolo deve avere un po’ la struttura della directory di un pc dove la copertina è il contenitore con all’interno tante sottocartelle a seconda della complessità della pratica. Per fare un esempio:

  • Mandato;
  • Documenti ai fini del consenso Privacy al trattamento dati;
  • Documenti cliente;
  • Documenti preventivo;
  • Documenti della Controparte;
  • Note, fatture, gestione acconti e spese;
  • Corrispondenza via mail;
  • Corrispondenza mediante pec;
  • Corrispondenza posta tradizionale;

Ogni categoria può essere a sua volta suddivisa ed ordinata in altre sottocategorie a seconda del livello di organizzazione prescelto.

Insomma non dobbiamo per forza essere maniacali e dettagliati, quello che importa è definire un modus operandi ed applicarlo.

Facciamo un esempio.

Arriva un nuovo cliente. Deve recuperare un credito.

Durante l’incontro terrò a portata di mano la cartellina, e ciò che mi occorre per iniziare a “farcire” il fascicolo di studio.

Fornita l’informativa, raccolto il consenso per il trattamento dei dati.

Farò firmare preventivo e mandato.

Farò copia dei documenti identificativi del cliente o del legale rappresentante, inserendoli nella cartellina adibita ad hoc.

Raccoglierò i riferimenti ed documenti in merito alla controparte e li inserirò nella loro cartellina.

Raccoglierò i documenti necessari per redigere la prima diffida ed elaborare il ricorso per decreto ingiuntivo suddividendoli in documenti attestanti il credito, il rapporto e quelli contabili, oltre alle varie certificazioni.

Finito l’incontro completerò le informazioni sul fascicolo di studio con il nome del cliente, il numero di telefono, l’indirizzo e-mail ed una prima road map della linea di difesa concordata con il cliente.

Tutto chiaro?

Allora buona organizzazione!

Staff di Tutorat.it

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