PROCESSO TELEMATICO, NOTIFICHE E FIRMA DIGITALE: I DETTAGLI DELLE PROCEDURE PIU’ OSTICHE

“Ogni problema ha tre soluzioni: la mia soluzione, la tua soluzione e la soluzione giusta.”
Platone

 

 

L’articolo di oggi risponde in maniera approfondita ad una serie di domande che abbiamo raccolto durante gli incontri svolti in ambito di processo telematico, notifiche e firma digitale:

  • Posso notificare un precetto mediante pec?
  • Posso notificare uno sfratto mediante pec
  • Come iscrivo uno sfratto a ruolo l’atto principale è la scansione del mio atto notificato?
  • Come iscrivo a ruolo un’opposizione all’esecuzione?
  • Firma Cades o Pades cosa uso?e in fase di notifica posso usare quella Pades?Nel pdf vedo che è firmato ma leggo solo il codice fiscale c’è qualcosa che non va?
  • Ho fatto un’opposizione a decreto ingiuntivo notificata mediante pec, cosa devo produrre per dar prova della notifica e di apertura di procedimento di opposizione, devo fare una comunicazione alla cancelleria?
  • Devo iscrivermi sul sito per essere inserito nelle liste delle difese d’ufficio ma c’è qualcosa che non va, come funziona?

Vogliamo informarvi che di qui a fine anno saranno parecchi gli interventi di manutenzione ordinaria dei servizi ministeriali e quindi non vi stupite se il venerdì diventa difficile consultare polisweb nella ricerca di scaricare documenti o verificare impegni processuali, fatelo entro il giovedì.

Le comunicazioni della DGSIA, inviate agli Ordini forensi, spesso rimangono annunci inascoltati e il problema di accesso si propone proprio nel momento in cui abbiamo piu’ bisogno.

Ma passiamo ai vostri quesiti e alle nostre soluzioni:

  • Posso notificare un precetto mediante pec?

Assolutamente si, l’atto di precetto è un atto proprio dell’avvocato, propedeutico alla notifica del pignoramento dagli ufficiali giudiziari.

Si aprono solo 2 forme in cui possiamo notificare tale atto:

  1. Atto in originale informatico pdf proveniente da file word (e quindi non contenente firme etc) con allegato ricorso, procura, decreto e formula esecutiva (queste ultime in formato per immagine, essendo la formula ancora documento solamente analogico);

in questo caso devo ricordare le attestazioni in relata per i documenti di cui detengo originale di cui sto materialmente allegando copia per immagine.

  1. Scansiono (ora posso firmare il mio atto olografamente) precetto, ricorso decreto e formula in un unico file di cui farò attestazione di conformità in relata facendo attenzione di produrne coerente e minuta descrizione.
  • Posso notificare uno sfratto mediante pec? 

Tecnicamente e nella pratica si, ma ahimè la giurisprudenza ha orientamenti ondivaghi sulla notifica di tale atto, che secondo alcune corti ha il suo corretto instradamento solo con notifica a mani

(vedi la sentenza link: sentenza Frosinone 22 marzo 2016).

  • Come iscrivo uno sfratto a ruolo, l’atto principale è la scansione del mio atto notificato?

Dopo aver effettuato notifica mezzo UNEP, ti consiglio di NON fare da sperimentatore con le notifiche pec di sfratti, farò una scansione dell’atto notificato con le relative cartoline; predisporrò una nota di deposito, che fungerà da atto principale, nella quale dirò alla cancelleria ricevente che il mio atto principale non è un atto convertito in pdf, essendo frutto di scansione per immagine di atti notificati mediante ufficiali giudiziari e quindi l’originale potrà esser reso disponibile alla prima udienza.

La documentazione ulteriore da allegare come il contratto d’affitto e la procura deve essere allegata di consueto senza ulteriori e specifiche indicazioni.

  • Come iscrivo a ruolo un’opposizione all’esecuzione?

Le opposizioni in ambito registro esecuzioni sono seriamente una complicazione per gli avvocati, diciamo che i binari sono 2 a seconda che sia gia’ iscritto a ruolo il procedimento di esecuzione oppure la procedura sia ancora ferma agli step propedeutici.

Armati di pazienza perché le cancellerie ragionano in modi diversi su questa materia…

Di massima se la procedura ha già un r.g.e posso fare opposizione facendo un atto generico o di costituzione in cui come atto principale inserirò la mia opposizione.

Qualora invece non sia ancora disponibile un R.G.E posso procedere come se stessi iscrivendo a ruolo un pignoramento (essendo l’unico atto introduttivo disponibile nel registro delle esecuzioni)

L’atto di opposizione sara’ inserito come allegato semplice ma firmato digitalmente, lo stesso per la procura, gli allegati residui li posso allegare anche senza firmarli, ovviamente il software redattore produrrà la NIR che come sempre nelle esecuzioni è l’atto principale.

  • Firma Cades o Pades cosa uso?In fase di notifica posso usare quella Pades?Nel pdf vedo che è firmato ma leggo solo il codice fiscale c’è qualcosa che non va?

In Italia Agid (Agenzia Italia Digitale ente con potere sulle certificazioni digitali) dispone che le tipologie di firma utilizzabili siano con i protocolli Cades (p7m) e Pades (firma pdf in chiaro).

Il formato Cades è un formato di salvataggio che modifica anche l’estensione e “congela” l’atto apponendo il nostro codice fiscale alla protezione dell’atto che conterrà sempre questo riferimento.

Il formato Pades invece è un formato di firma “in chiaro” e con una sua identita’ visuale, infatti il file conterrà una sorta di timbro digitale che contiene i dati del firmatario e il file sarà apribile senza avere installato un software che ne decripti il contenuto.

Negli anni si sono affacciate mode e stili diversi per l’applicazione della firma digitale agli atti soprattutto in fase di notifica anche solo per la paura che gli atti firmati in p7m fossero difficilmente apribili.

L’unico aspetto che rimane problematico è poi in fase di iscrizione a ruolo per il fatto che in ambito civile l’atto principale, a oggi, è un documento in pdf contenete estensione  .p7m, gli atti firmati in pdf per così dire signed non sono graditi dal sistema ministeriale della DGSIA.

Pensiamo che la firma in chiaro debba essere dedicata a tutte quelle attività che escludono il loro uso per finalità di iscrizione a ruolo telematico.

Veniamo alla ultima richiesta che ultimamente ci è capitato di sentire piu’ volte, probabilmente è dovuta da qualche aggiornamento ai software di firma, tecnicamente nelle nostra firme digitali c’è un certificato che arreca nome e cognome e uno il codice fiscale, il primo è un certificato nominale, il secondo certificato è di autenticazione, entrambi possono essere usati per la firma perche’ autenticano in maniera univoca il certificato nostro e personale a un documento ma consiglio vivamente quello nominale perché per colui che lo riceve sarà tutto piu’ chiaro e qualche sistema informatico(processo amministrativo) non gestisce correttamente le firme digitali apposte col certificato contenente il solo codice fiscale. 

  • Ho fatto un’opposizione a decreto ingiuntivo notificata mediante pec, cosa devo produrre per dar prova della notifica e di apertura di procedimento di opposizione, devo fare una comunicazione alla cancelleria?

Si, va fatta comunicazione alla cancelleria, a prescindere dal fatto che il decreto sia provvisoriamente esecutivo, anche solo per notiziare la controparte del numero di Ruolo dell’instaurato procedimento di opposizione.

La comunicazione avverrà depositando sul numero di ruolo del procedimento sommario su cui è stato emesso il decreto ingiuntivo, va inoltrato con atto principale contenente un atto generico in cui descriverai i dati della notifica pec e quelli del decreto opposto, aggiungerai la procura che ti darà diritto a accedere al fascicolo, gli altri allegati alla busta telematica saranno le notifiche mediante PEC in formato .msg o .eml.

Qualche collega per agevolare le cancellerie nell’apertura dei file .eml o .msg allega anche i pdf delle ricevute delle pec e della relata, ma questa è semplicemente una cortesia a livello procedurale non è prevista.

La cancelleria ricevuto l’invio di questo atto generico pubblicherà l’evento nell’agenda del fascicolo e appena ci sarà l’iscrizione a ruolo dl giudizio di opposizione indicherà nel procedimento monitorio il numero di rg ottenuto. 

  • Devo iscrivermi sul sito per essere inserito nelle liste delle difese d’ufficio ma c’è qualcosa che non va, come funziona? 

L’iscrizione va fatta a questo sito https://gdu.consiglionazionaleforense.it/, per effettuarla dobbiamo essere in possesso della nostra firma digitale con cui porteremo a compimento la procedura di compilazione della nostra istanza iscrizione o permanenza digitale.

E’ indispensabile che il nostro browser di navigazione (Chrome o Firefox, sconsiglio Explorer) sia correttamente impostato per leggere la nostra firma digitale e devo verificare inoltre di avere l’ultima versione utile di java installata nel mio pc.

Una volta effettuato l’accesso potrò selezionare le procedure da effettuare ricordandovi che essendo un modello di compilazione on line contiene indicazioni e info in linea, procedete con calma nella compilazione dell’istanza e quando la pagina web vi chiede di eseguire un file firma.jnlp eseguitelo tranquillamente, è proprio questo file che in molti si incagliano, una volta eseguito questo software ci chiederà il pin della nostra firma digitale.

L’altro step di pari importanza è la chiusura dell’adempimento con il click sul link “chiudi adempimento”, ora il software della pagina web ci chiederà un’ulteriore firma alla nostra istanza e una volta inserita comparirà la tanto sospirata scritta “invia”, a quel punto la procedura sarà completata.

Un ultimo consiglio è di seguire personalmente questa procedura senza affidarsi a collaboratori o praticanti, questa procedura se non viene gestita correttamente, contenendo errori di compilazione materiale, ci inibirà dall’iscrizione alle liste dei difensori d’ufficio e potrai far nuova richiesta solo dopo un anno.

Crediamo di aver risposto in maniera esaustiva a tutti i quesiti e speriamo che siano di aiuto a tutti gli utenti di Tutorat, dai più capaci ai meno esperti.

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Buon lunedì!

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